Vai pašvaldības ir gatavas digitāli transformēt pakalpojumus?
06.08.2019.

Šodien bieži izskan termins “digitālā transformācija”- pārmaiņas, kas saistītas ar digitālajām tehnoloģijām, ceļš elektronisko pakalpojumu virzienā utml. Digitālās tehnoloģijas izmantojam ik dienu, un darbs pie e-risinājumu izstrādes, ieviešanas noris – tad kāpēc šī tēma ir joprojām aktuāla?

Mēs dzīvojam laikmetā, kad tehnoloģijas katru dienu paver jaunas izaugsmes iespējas. Tomēr – līdz šim informācijas tehnoloģiju (IT) risinājumi organizācijās ir ieņēmuši pārsvarā atbalsta rīka lomu, bet digitālās transformācijas process paredz, ka IT loma organizācijās ir gluži kā DNS visu dzīvo organismā, kas paredz racionalizēt procesus un paaugstināt efektivitāti organizācijās.

Visam, ko mēs darām un veidojam šodien, ir jābūt ar skatu nākotnē! Galvenais izaicinājums digitālās transformācijas procesā ir nevis izveidot jaunu risinājumu, bet apzināt, kurus procesus digitāls atbalsts padarīs efektīvākus, ērtākus un lietderīgākus. Digitāli transformētam risinājumam ir jābūt pilnvērtīgākam – kas mazina administratīvo slogu, paātrināta, vienkāršo un efektivizē procesus, vienlaikus nodrošinot augstu kvalitāti un caurskatāmību.

Berns

Piemēram, vairākās Latvijas pašvaldībās bērnu reģistrācija un uzņemšana pirmsskolas izglītības iestādē (PII) ir digitāli transformēts process. Aplūkosim divas pašvaldības – vienā reģistrācija noris tikai klātienē, otrā elektroniski un klātienē. Pirmajā gadījumā:

  • vecāki klātienē iesniedz nepieciešamos dokumentus;
  • atbildīgais darbinieks informāciju ievada pašvaldības reģistrā, visbiežāk, programmā Excel;
  • pavasarī tiek veikta grupu komplektācija – manuāli tiek caurskatīts reģistrs, analizētas prioritātes (ārējos normatīvajos aktos noteiktās priekšrocības, bērni obligātajā izglītības vecumā, bērni, kuru brāļi vai māsas apmeklē konkrēto PII, daudzbērnu ģimenes, u.c.). Noskaidrots vai bērns jau neapmeklē kādu citu bērnudārzu;
  • ņemot vērā pašvaldības saistošajos noteikumos noteikto kārtību kā tiek piešķirtas vietas PII, darbinieks manuāli izveido sarakstu ar pretendentiem uz vietu bērnudārzā;
  • pēc lēmuma pieņemšanas pārvalde sazinās ar bērnu vecākiem – pa tālruni, e-pastā, ar ierakstītas vēstules starpniecību – un informē par piešķirto vietu PII;
  • reģistrs un saraksti tiek manuāli atjaunoti, atzīmējot, kuri bērni apmeklēs dārziņu, kuri atsakās. Un uz brīvajām vietām, atkārtoti izskatot reģistru, tiek aktualizēti un atlasīti nākamie pretendenti.

Savukārt digitālais risinājums paredz, ka:

  • vecāki bērnus reģistrē rindā elektroniski (attālināti). Tas nozīmē, ka bērna reģistrāciju PII var veikt sev ērtā laikā un vietā, iedzīvotājam ērtā veidā un nezaudējot laiku apmeklējot iestādes;
  • vecāki izvēlētās PII var norādīt prioritārā kārtībā – kuru vēlas apmeklēt kā pirmo prioritāti un kuras nākamās, ja pirmajā nav brīvas vietas un būt pārliecināti, ka bērnam tiks piedāvāta iespēja cik vien ātri tas būs iespējams, ja ne visvēlamākā, tad kādā citā PII;
  • vecāki portālā var jebkurā laikā nomainīt vēlamā PII izvēli vai vēlamo mācību uzsākšanas laiku līdz brīdim, kad bērns tiek iekļauts bērnudārzā uzņemamo bērnu sarakstā
  • visi pieteikumi automātiski tiek reģistrēti vienotajā datu bāzē un vecāki var dinamiski sekot līdzi pieteikumu skaitam un bērna pieteikuma vietai rindai, nodrošinot atklātību un caurskatāmību, bet ievērojot personu datu aizsardzību;
  • sasaistē ar Valsts izglītības informācijas sistēmu automātiski tiek pārbaudīts vai bērni neapmeklē jau kādu citu šīs pašvaldības PII;
  • pašvaldības reģistrā automātiski tiek aktualizēti dati gan no VIIS, gan pašvaldības vienotās datu bāzes, nosakot bērna prioritātes, atbilstoši saistošajiem noteikumiem;
  • uzņemšanas sarakstu veidošana tiek veikta automatizēti ar “viena klikšķa nospiešanu” un atbilstoši saistošos noteikumos norādītajām prioritātēm, kā arī ņemot vērā pieteikumu iesniegšanas secību, un piedāvājot vietu vēlamā vai kādā citā pašvaldības PII, ja ir brīvas vietas;
  • informācija par piedāvāto vietu bērnu vecākiem tiek nosūtīta no sistēmas automātiski;
  • pēc uzaicinājuma saņemšanas vecākiem ir iespēja elektroniski arī atteikties no vietas PII, ja piedāvātā PII nav piemērota.

process

Šādi transformēts risinājums:

  • padara ērtāku dzīvi iedzīvotājam, kurš var pieteikt savu bērnu PII un veikt izmaiņas pieteikumā no jebkuras vietas, kur pieejams internets;
  • uzlabo pašvaldības darbinieka darba lietderību un efektivitāti, jo tā vietā, lai reģistrētu dokumentus un manuāli apstrādātu datus sarakstos vai gatavotu vēstules – var veltīt laiku lietām, kur tā zināšanas un prasmes ir jēgpilni izmantojamas – komunicējot un konsultējot iedzīvotāju, analizējot un uzlabojot procesus vai procedūras, pieņemot datos balstītus lēmumus;
  • mazina iespējamo korupcijas un interešu konflikta risku, kā arī izslēdz cilvēka neuzmanības kļūdas.

Pareizi izvēlēta un piemēroti veidota procesa digitāla transformācija nodrošina: labāku pārvaldību, mazina administratīvo slogu, uzlabo pakalpojuma pieejamību klientam, taupot viņu laiku un enerģiju.

Mūsdienīgai valsts pārvaldei ir jābūt proaktīvai, tādai, kas ne tikai izprot iedzīvotāju un uzņēmēju aktuālās vajadzības, bet pati spēj prognozēt un piedāvāt risinājumus, turklāt inovatīvus un uz nākotni vērstus.

Digitālā transformācija ietver plašas un fundamentālas izmaiņas visos organizācijas līmeņos – procesu un ierastās kārtības maiņu, ierosina darbinieku attieksmes un vērtību izmaiņas visos līmeņos, un nav iedomājama bez tehnoloģiju izmaiņām. Tas ir nopietns un atbildīgs pārmaiņu vadības solis inovāciju virzienā.

Kā pašvaldības var īstenot digitālo transformāciju? Kas kavē pārmaiņas? Kāda ir pašvaldību pieredze digitālo risinājumu ieviešanā? Atbildes uz šiem un citiem jautājumiem varēs dzirdēt forumā “Pašvaldība – digitālās sabiedrības veidotāja”, kas norisināsies 24.septembrī, Swedbank centrālajā ēkā.


Atpakaļ uz sarakstu