Pašvaldību iestādes un dokumentu vadības sistēmas
07.12.2016.
DVS

Šis raksts nepretendē uz nopietnu sistēmu lietojamības u.tml. analīzi. Raksta mērķis ir raisīt pārdomas, jo, ja mēs runājām par pašvaldībām, situācija ar dokumentu vadības sistēmu (turpmāk – DVS) nav tik iepriecinoša.

Viss sākās ar iepazīšanos ar DVS funkcionalitātēm. Funkcionalitātēm, kas atbilstu pašvaldības vajadzībām. Tika skatītas DVS izveidotāju/ uzturētāju/ izplatītāju mājaslapas, iespēju robežās testētas DVS demo versijas. Tā nebija vērtēšana vai pētīšana, tie bija meklējumi.

Papildu tika skatīti tīmeklī pieejamie resursi par DVS un labo praksi, piemēram, Latvijas Lauksaimniecības universitātes doktoranta T.Leikuma promocijas darba “Vienotu dokumentu vadības sistēmu pamatprincipu izstrāde valsts pārvaldes iestādēm” (2015.gads)[1] kopsavilkums.

Bet tad, iepazīstoties ar Vides un reģionālās attīstības ministrijas 2015.gadā publicēto Latvijas valsts iestāžu e-indeksa un e-pārvaldes attīstības pārskatu[2] (turpmāk – pārskats), radās jautājums – kāpēc, runājot par DVS, pamatā viss ir tikai par un ap valsts iestādēm. Radās iespaids, ka pašvaldībām attiecīgi viss ir un ir tādā kvalitātē, ka prieks.

Tomēr, veicot diezgan vispārinātu aptauju[3], gūtie secinājumi nav tik optimistiski:

Praktiski neviena DVS nepārklāj pašvaldības dokumentu pārvaldību:

  • pašvaldībā ir vairākas savā starpā neintegrētas sistēmas, attiecīgi informāciju manuāli ievada katrā sistēmā atsevišķi, tādā veidā būtiski palielinot kļūdas iespējamību;
  • pastāv risks, ka dokumenti paliek nereģistrēti (bez juridiska spēka un/ vai neuzskaitīti), jo reģistrācija paģēr atsevišķu procedūru – aizej tur, paprasi to, saņem to, atnāc atpakaļ un dari savu darāmo tālāk. “Darba dunā” darbinieks var vienkārši aizmirst, ka dokuments ir jāreģistrē;
  • līdztekus eksistē ekseļa “žurnāli”, klades u.tml. paralēlās uzskaites līdzekļi. Ko tas nozīmē? Dažādus dokumentus reģistrē dažādi – vienu DVS, otru – citā sistēmā, trešo un ceturto – ekselī, bet piekto kā parasti ieraksta rūtiņu kladītē.

Rezultātā informācija par dokumentu kā tādu, dokumenta izpildi, ar dokumentu saistītie dokumenti ir jāmeklē DVS + citā sistēmā + ekselī + kladē + mapē plauktā + pie cilvēka, kas varētu zināt + [..]

Šāda situācija nav lietveža vaina. Tikpat labi par aplokšņu algām varētu vainot aploksnes, tikai tāpēc, ka viņas ir aploksnes;

  • nav iespējams iegūt vienu kopīgu darbu pārskatu par visu struktūrvienību, piemēram, kontroles sarakstu. Tā vietā ir dažādas sistēmas un dažādi saraksti. Proti, ja vajag zināt visus promejošā darbinieka neizpildītos uzdevumus, lietvedis vismaz pāris stundas velta procedūrām, kuras idejiski būtu jāspēj veikt 3 minūtēs (izvēlēties sadaļu, norādīt darbinieku, nospiest pogu, saņemt sarakstu).

DVS ieviešana, kas pārklātu pašvaldības dokumentu pārvaldību vai vismaz būtu integrēta ar citām sistēmām, atrisinātu kontroles, “daudzvietreģistrēšanas” vai “vispārnereģistrēšanas” u.c. problēmas.

Ir „iemēģināta roka” sešās DVS, attiecīgi atzīmējot, kas traucēja (vispār un vidēji, šis NAV stāsts par kādu konkrētu DVS):

  • neatbilstība pašvaldības vajadzībām. Jebkurai DVS ir jābūt orientētai uz lietotāja iestādes pieredzi. Īstenībā tas arī ir TAS, kas vieniem liek spiegt sajūsmā par savu DVS, bet citiem saukt lietas īstajos vārdos.Būsim godīgi, nav tāda vienota, visiem derīga DVS. Lielas bankas vajadzībām sagatavota perfekta DVS ir visai nepiemērota tāda paša kalibra pašvaldībai. Un te nav runa par dokumentu veidiem vai kartīšu saturu, dokumenta reģistrācijas numura īpatnībām[4].

    Runa ir par integrāciju ar citām sistēmām, funkcionalitātēm un specifiskām darba plūsmām.

    Protams, izstrādātāji vienmēr pielāgos produktu pasūtītāja vajadzībām, taču DVS nereti tiek veidota uzņēmējdarbības atbalsta funkciju nodrošināšanai, tas nozīmē, ka pielāgošanās pašvaldību vajadzībām nav neierobežota. Ar to ir jārēķinās;

  • atsevišķas DVS sniedz fantastisku iespēju apmaldīties trīs priedēs, jo lietotājs tikai ar specifiskām un iezubrītām zināšanām spēj pateikt, kuru dokumentu mapē viņš ir, kādu dokumentu viņš ir atvēris (jo saņemta dokumenta kartīte no nosūtāma dokumenta kartītes var atšķirties tikai ar sīku nosaukumu kaut kur tur kartītes augšā), kas viņam tālāk jādara, kas notiks, ja viņš nospiedīs pogu (būs vēl kaut kas jāspiež, būs vēl kaut kas jākomentē u.tml.), un kā sameklēt to, ko viņam vajag.Attiecīgi ir pilnīgi skaidrs, ka atsevišķi lietotāji, parasti lietveži, kļūst par situācijas ķīlniekiem un daļu sava darba laika velta, skaidrojot kolēģiem darbu ar DVS. Šāda kopīga nelaime kolēģus, protams, vieno, un savstarpēja komunikācija ir tikai atbalstāma, tomēr šāda ikdienišķa konsultēšana ir visai laikietilpīga. Katrā ziņā tāds DVS nav iztērēto līdzekļu vērta.

[1] http://llufb.llu.lv/dissertation-summary/information-technologies/Toms_Leikums_promocijas_darba_kopsavilkums2015_LLU_ITF.pdf

[2] http://www.eindekss.lv/userfiles/files/Latvijas%20e-indekss_valsts%20iestazu%20merijums%202015.pdf

[3] Aptauja tika veikta 2015.gada janvārī telefoniski, e-pastā ar atsevišķu pašvaldību, kurām bija DVS, lietvežiem un vienā gadījumā – klātienē.

[4] Piemēram, 27% pašvaldības dokumenta reģistrācijas numurā ietver literas burtus, 24% – gada skaitli

Raksta autors: Zita Janitēna, SIA ZZ Dats sistēmu analītiķe


Atpakaļ uz sarakstu