Pārdomas par grozījumiem Dokumentu juridiskā spēka likumā un MK noteikumos Nr.916
23.02.2017.
paraksts1

 

25.11.2016. tika izsludināti un 01.01.2017. stājās spēkā grozījumi Dokumentu juridiskā spēka likumā, šie grozījumi bija ļoti ilgi gaidīti un uz tiem daudzi lika lielas cerības. Grozījumi būtībā attiecas uz atvasinājumu apliecināšanu, proti, atļaut:

  1. Fiziskai personai apliecināt visu savā rīcībā esošo dokumentu atvasinājumus.
  2. Apliecināt dokumentu atvasinājumu kopumu ar vienu parakstu (apliecinājumu). Respektīvi, likums ievieš jaunu terminu “dokumentu atvasinājumu kopums”, tas nozīmē vairāku dokumentu atvasinājumu apliecināšanu kā vienu kopumu – ar vienu parakstu.N.B.! „Dokumentu atvasinājumu kopums” neattiecas uz vairāku dokumentu oriģinālu parakstīšanu ar vienu parakstu.
  3. Apliecināt personu apliecinošu dokumentu atvasinājumus.

Šajā sakarā valsts sekretāru sanāksmē 03.11.2016. tika izsludināts Ministru kabineta 28.09.2010. noteikumu Nr.916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” grozījumu projekts (izstrādāja Tieslietu ministrija), kas pēc trīs mēnešu saskaņošanas gandrīz tādā pašā redakcijā, salīdzinot ar sākotnēji izsludināto projekta versiju, tika pieņemti Ministru kabinetā 14.02.2017.

Papildu tam 04.01.2017. http://kur.ir?kartiba tika publicēts raksts “Vienkāršota dokumentu kopiju apliecināšanas kārtība”, kurā tika sniegts vispārējas skaidrojums par grozījumu būtību Dokumentu juridiskā spēka likumā.

Kādi tad ir šie grozījumi?

GROZĪJUMI DOKUMENTU JURIDISKĀ SPĒKA LIKUMĀ
1. PRECIZĒTAS ATSEVIŠĶAS NORMAS (PASVĪTROTS)

1.pants. (1) Dokuments ir jebkura rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts, īstenojot iestādes vai amata pilnvaras (piemēram, valsts vai pašvaldības institūcija, privāto tiesību juridiskā persona, fizisko vai juridisko personu apvienība, notārs, tiesu izpildītājs, advokāts) (turpmāk – organizācija), vai fiziskā persona.

4.pants. (1) Lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus:

1) dokumenta autoru nosaukums;

2) dokumenta datums;

3) paraksts (izņemot likumā paredzētus gadījumus).

2. ATVASINĀJUMI

Pirmā atgādne. No skenētiem dokumentiem, e-pastiem u.tml. atvasinājumus neveido. Atvasinājumus var veidot tikai no dokumentu oriģināliem:

Atvasinajumu_veidi

Otrā atgādne. Prasību maiņa attiecībā uz atvasinājumiem:

  • Līdz 14.10.2010. uz atvasinājumiem jābūt zīmoga nospiedumam, ar 15.10.2010. nav obligāts.
  • 15.10.2010. – 16.02.2017. jābūt norādītai apliecinājuma vietai, ar 17.02.2017. nav obligāta.
  • No 17.02.2017.:

- Zīmogiem ģerboņa/ emblēmas u.tml. vietā izrakstos vai norakstos raksta, piem., (ģerboņa attēls)

- DOKUMENTU ATVASINĀJUMU KOPUMS PAREIZS: izvieto dokumentu atvasinājumu kopuma pēdējās lapas beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta

- Ja apliecinājumam nav vietas, to izvieto paraksta zonā brīvajā vietā vai pievieno uz baltas lapas, balto lapu ieskaita kopējā lapu skaitā

grozijums
GROZĪJUMI MINISTRU KABINETA 28.09.2010. NOTEIKUMOS NR.916 „DOKUMENTU IZSTRĀDĀŠANAS UN NOFORMĒŠANAS KĀRTĪBA”
ATVASINĀJUMI

Ir lietas, kas paliek kā līdz šim – sanumurē lapas, ja ir vairāk par vienu lapu, norāda apliecinājuma veidu (KOPIJA, IZRAKSTS, NORAKSTS), dokumenta beigās raksta apliecinājumu.

Jaunumi:

  1. Lapas var necaurauklot, bet katru parakstīt (paraksts, paraksta atšifrējums, šo apakšpunktu nepiemēro dokumentiem, kuri paredzēti legalizācijai atbilstoši normatīvajiem aktiem par publisku dokumentu legalizāciju)
  2. Var apliecināt kopumu
  3. Nenorāda apliecinājuma vietu
Jaunumu piemēri

Apliecinājuma noformēšanas piemēri

paraugs

 

kopija

 Lapu skaits

60. Ja dokumenta atvasinājums ir uz vairākām lapām, pirms tā pareizības apliecināšanas visas dokumenta atvasinājuma lapas sanumurē ar arābu cipariem, sākot ar pirmo lapu, un veic vienu no šādām darbībām:

60.1. paraksta katru lapu un parakstu atšifrē (šo apakšpunktu nepiemēro dokumentiem, kuri paredzēti legalizācijai atbilstoši normatīvajiem aktiem par publisku dokumentu legalizāciju);

(piemērs:

sanumuretas60.2. visas lapas cauršuj ar diegu vai caurauklo ar auklu.

(piemērs:

caursujCITI GROZĪJUMI – SVĪTROTĀS PRASĪBAS
  • Dokumentā var neatrunāt tradicionālos saīsinājumus valsts valodā, kā arī starptautiskos un Latvijas Republikā pieņemtos mērvienību apzīmējumus un to saīsinājumus, ja tas nerada teksta satura pārprotamību (atcelts 1.pielikums). Tas ir visnotaļ pozitīvi, jo līdz šim nekur nebija atrunāti tādi saīsinājumi kā e-pasts, tālr., reģ., e-paraksts u.tml., taču tie tika plaši lietoti un ir visnotaļ nepārprotami.
  • Dokumenta datumu var pierakstīt arī tekstuāli, respektīvi, pārvaldes dokumentos datumu norādīt kā tekstuāli, tā skaitliski. Arī tas ir visnotaļ pozitīvi.
DAŽI NEATBILDĒTI JAUTĀJUMI UN DAŽAS PĀRDOMAS

Bez šaubām, grozījumi ir vērtējami kā labi, taču ir virkne lietu, kas mazliet apgrūtina darbu, un tie nav kaut kādi fundamentāli un globāli jautājumi, bet ikdienas darbs, piemēram,

  • Ko darīt, ja dokumentu atvasinājumu kopumā ir dokumenti bez juridiskā spēka – kā tos atrunāt. Ka tik nesanāk, ka pievienotā e-pasta informācija spēji kļūst par dokumentu ar juridisku spēku – un tā ir viltošana.
  • Kā saukt dokumenta daļas kopiju, piemēram, ja nokopē vēstuli ar otro pielikumu, bet nekopē pirmo pielikumu. Vai A1 formāta plāna daļas kopija. Izraksts? Bet tā nav dokumenta daļas pārrakstīšana, tā tehniski ir kopēšana.
  • Patlaban ir precīza prasība par numerācijas atkāpi. Nav pateikts, ka teksts būtu jāsāk ar atkāpi. Ņemot vērā to, ka reizēm šie Ministru kabineta noteikumi atgādina rokasgrāmatu, vajadzētu vai nu svītrot 111. punktu vai izteikt to šādā redakcijā: „Tekstu un punkta numuru raksta ar rindkopas atkāpi. Rindkopas atkāpi veido piecas burtu vietas vai 1,25-1,27 centimetri no dokumenta darba laukuma kreisās puses.”
  • Par to, ka „dokumentu noformē tā, lai rekvizīts „paraksts” būtu vienā lapā ar dokumenta tekstu vai vismaz teksta daļu (rindu)”. Ja dokuments ir abpusēji drukāts, parakstu fiziski nav iespējams atdalīt teksta lapas pirmajā lapaspusē. Otra lieta – elektroniski parakstīti dokumenti, attiecībā uz kuriem tāda prasība ir visai smieklīga. Kaut gan, būsim godīgi, lielākā daļa šo normu vienkārši ignorē, jo stiept teksta vismaz vienu vārdu līdz otrai lapai, ka tik paraksts un vismaz viens teksta vārds būtu kopīgā lapā, ir visai… savādi.
  • Žēl, ka nav svītroti:

- 86. un 87.punkts (rekvizītu, kuru noformē no dokumenta kreisās malas, raksta bez atkāpes no malas un aiz rekvizīta punktu neliek) kā pārmērīga prasība, kas neietekmē dokumenta juridisko spēku

- 179.punkts (norādi par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem) dokumentā ietver arī tad, ja dokumenta izstrādātājs un parakstītājs ir viena un tā pati persona).

  • Žēl, ka nav precizēts 76.punkts, lai tas neattiektos uz individuālajiem komersantiem, mikrouzņēmumiem u.c., jo prasība reģistrēt visus dokumentus viņiem ir pārmērīga, turklāt, piemēram, prasība reģistrēt darba līgumus jau ir noteikts Darba likuma 40.pantā. Otrs, ja tiek prasīts reģistrācijas numurs, viņi vienkārši uzšņāpj uz dokumenta „Nr.1”. Kāda jēga?
  • Žēl, ka prasības pārvaldes dokumentu noformējam uzņēmumiem ir tādas pašas kā iestādēm. Nav godīgi. Šīs sīk-sīkās prasības būtu jāizceļ tikai valsts un pašvaldību iestādēm, bet nedrīkst noslogot uzņēmumus ar prasībām, kas reizēm nav pat loģiskas, kur nu vēl saprātīgas (skat.86., 87,, 179. u.c. punktus)

Un tādas tās pārdomas ir tikai nedēļu pēc noteikumu spēkā stāšanās un vienam cilvēkam. Tāpēc domāju, ka vēl sekos citu pārdomas.

Raksta autors: Zita Janitēna, SIA ZZ Dats sistēmu analītiķe


Atpakaļ uz sarakstu